印刷ERP采購管理系統的構建
時間：2012-02-03 來源：中國新聞出版網
ERP系統與采購管理
ERP系統是現代企業管理的重要手段，它是由美國Gartner
Group公司提出的一套管理思想，以企業供應鏈管理為核心，從企業全局角度進行經營和規劃，是企業的綜合集成管理系統。ERP綜合考慮了
制造商、供應商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線：以生產管理為核心的“生產流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應用使得企業生產流、物流、
資金流協調一致，企業資源得到優化配置，最終提高企業的經濟效益。可見，ERP是企業在市場化過程中的必然需要，對企業發展有十分重要的意義。
采購管理是企業為達到日常運作與戰略目標，對企業采購活動進行的管理。它是一個企業內部供應鏈的開始，同時又是企業與企業之間供應鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信
息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統一直是各行業實施ERP時關注的重點，ERP管理模式下的采購管理信息系統為改善流程、提高生產率、降低成本提供了極大
的機會。
印刷行業的特點及存在問題
面對越來越激烈的市場競爭，傳統的印刷行業信息管理系統有著明顯不適應企業發展的缺陷：1、“信息孤島”現象。由于系統缺乏總體規劃，企業已有應用系統之間相互獨立，數據不能實時共享，
形成“信息孤島”，影響系統效率和企業數據的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統不能體現企業新的經營理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業方式的計算機輔助系統，
功能單一，滯后于市場需求的變化。2、在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應變能力較差，采購費用也較高。
印刷行業與其他行業相比有其自身特點。如：生產方式特殊，必需按施工單組織生產，印刷出的成品只能專屬于某客戶，不能更換和處理;產品種類繁多，定貨量無論大小，都要分別對待，排產、核
算工作量大;客戶個性化要求高，產品要求時效性高，若不能按期交貨可能使產品報廢，給企業帶來巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強對原材料的采購管理，對供應商進行價格和質量認證;各環
節相互制約性強等。
因此重建企業的管理信息系統，引入ERP轉變企業的經營策略和生產方式顯得非常迫切和必要。本文結合我國印刷行業的現狀，論述了ERP
項目中采購管理子系統的設計與實現，為印刷企業引入ERP
采購管理系統構建框架。
系統設計的關鍵
生成合理的采購計劃，提高效率。
制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。
1、人工請購方式在一個閉環系統中，不應由手工錄入采購項目，但為實現中小企業靈活采購的目的，企業一般希望有此功能以滿足實際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。
2、MRP自動請購方式傳統的采購是為庫存而采購，采購的物資是補充庫存，或生產上需要什么再買什么，但這樣無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低
，也會使預計交貨期延長，影響企業信譽，所以現代的采購方式應該是以訂單驅動方式進行的提前請購，這樣采購就更準時，庫存周轉更快。一般印刷公司得到業務訂單后基本可以知道所需物料，生產
計劃部可直接根據產品訂單生成。《產品結構信息表》草稿后，再生成相應的物料需求計劃，不必等到生產設計的完成。因此設計的同時，采購員就可提前采購，等設計好后，若還需要購買物料，可再
補充采購。根據訂單提供的物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產排程等數據，系統可算出滿足生產計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據。物料
采購數量可寫一個大略公式：
采購數量，(訂單需求數量-庫存數量-在途數量+生產預定數量)×安全系數。
3、再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設訂購點、經濟訂購量及安全存量等數據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發
出數量為經濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹的數據處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數據也要合理。
以上3種請購方式再結合實際生產過程進行局部動態調整，可保證物料需求量的完整性和實時性，是企業保證交貨期，控制成本的重要手段。
合理選擇供應商，降低成本傳統的采購管理在選擇供應商方面要浪費較多時間，效率低下，且主觀因素較多，選擇標準不全面。要對供應商進行評價首先要確定選擇供應商的指標體系，供應商的選
擇有很多方法，包括線性權重法、采購成本法、數據包絡法、層次分析法等。筆者所述系統采用層次分析法，通過維護價目字典和供應商交易資料，對供應商進行合理正確的績效評估，再綜合價格、質
量、交貨期、信譽等選擇最優供應商。印刷行業采購管理系統的構建，從而降低采購成本，提高采購效率。
BOM 的合理設計
在采購管理系統中，由生產計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運行的關鍵。而這一過程最終依賴于BOM這一基礎數據的全面性和正確性。
BOM也稱為產品結構表或物料清單，是指產品所需零部件明細表及其結構，描述了制造產品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關系，是ERP系統中關鍵的基礎數據，BOM的設計和建模方
案以及數據管理方法的優劣直接影響到系統性能的好壞。因此，在設計時必須從保證系統運行的正確性、系統響應的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴格把關，確保系統高效、正確、穩定的運行。
